Comment faire moins mais mieux ?

Déterminer ce qui est vraiment important  et supprimer le superflu!

Passer un temps infini dans ses dossiers tout en ayant le sentiment de faire du surplace et manquer de temps pour soi et ses proches est devenu une norme nationale. C’est le revers de notre société d’abondance avec sa quête du « toujours plus » qui nous a fait croire que nous pouvions tout faire et tout avoir.

Conséquence de cela, nous ne savons plus distinguer ce qui est important ou non. A l’image d’une penderie qui s’effondre sous le tas de vêtements jamais portés, notre vie personnelle et notre emploi du temps professionnel s’encombrent d’activités et d’engagements secondaires, sans que nous en soyons toujours conscients. Une situation aussi fatigante que frustrante, qui nous éloigne de ce qui est essentiel pour nous.

Aussi, pour retrouver cet essentiel et alléger notre quotidien, nous allons être épaulés par Greg McKeown, enseignant et conférencier. Reconnu aux USA comme bloggeur actif sur la Harvard Business Review, il est intervenu auprès de grands groupes comme Apple, Google, Facebook ou LinkedIn pour diffuser les principes de l’essentialisme, qui peuvent s’appliquer chez soi comme au bureau. Ce sont ces principes que nous découvrons aujourd’hui pour apprendre à vivre et diriger en essentialiste, mais avant tout rappelons la loi de Pareto qui est à l’origine de la méthode de Greg McKeown.

La loi de Pareto, c’est quoi ?

L’essentialisme n’est pas qu’un principe philosophique, c’est avant tout une loi naturelle. En 1890, Wilfredo Pareto constata qu’il existait une forme de déséquilibre naturel. À savoir que 80 % des richesses sont détenues par 20 % de la population. Or, cette marge 80/20 se retrouvait également ailleurs. Voici les exemples connus et vécus par tous :

• 20% de nos clients rapportent 80% de notre chiffre d’affaires.
• 20% de nos vêtements sont portés 80% du temps.
• 20% de nos actes influencent 80% de notre état de santé.

En 1951, Joseph Moses Juran, l’un des inventeurs de” la démarche qualité” s’appuie sur la loi de Pareto, préconisant que 80% de nos résultats sont créés par 20% de nos efforts, pour théoriser la loi du « vital few and trivial many » (peu d’essentiels et beaucoup de futilités). Concrètement, son idée était que l’on pouvait considérablement améliorer la qualité d’un service ou d’un produit en ne s’attachant qu’à une toute petite partie des problèmes.

Ainsi, Joseph Moses Juran testa ses idées au Japon, qui avait alors la réputation de produire à moindre coût des biens de piètre qualité. En ne changeant que quelques étapes indispensables au process de fabrication japonais, Joseph Moses Juran révolutionna l’étiquette « Made in Japan » pour en faire un gage de qualité.

Et oui la réalité est que nous vivons dans un monde où presque tout ne vaut quasiment rien tandis qu’une poignée de choses on une valeur exceptionnelle.

Comme l’écrit John Maxwell :

On ne surestime jamais l’insignifiance de pratiquement tout.

Pour éviter de tomber dans les pièges du non-essentialisme, abordons maintenant les principes de l’essentialisme.

Comment vivre en essentialiste ?

Vivre en essentialiste, implique trois actions significatives :

• Distinguer l’essentiel de l’insignifiant.

Pour ce faire, il est important de ne jamais se précipiter mais de faire une pause et d’aménager des plages horaires pour le temps de la pensée. Sans alternance entre temps de l’action et temps de la pensée, nous ne savons plus prendre de recul ni filtrer la masse d’informations que nous recevons, nous exposant de fait aux mauvais choix.

Jeff Weiner, PDG de LinkedIn s’accorde 2h par jour pour penser.

En parallèle de ce temps de pensée, l’essentialiste revoit ses priorités pour assurer son épanouissement. Pour ce faire, Grec McKeown préconise d’accorder une grande place au sommeil et au jeu. Si le sommeil nous est essentiel, c’est parce qu’il représente notre capital santé, et qu’il devrait donc être notre priorité absolue. Enfin, le jeu est aussi essentiel pour trois raisons : il élargit nos perspectives, aide à remettre en question nos préjugés et nous rend plus réceptif aux idées inédites.

En somme, le jeu a cette vertu formidable de nous faire sortir de notre zone de confort dans la douceur et la bonne humeur. Dans le milieu de l’entreprise, le jeu ne présente que des avantages dans la gestion de notre stress, cet ennemi de la productivité qui met en veille les régions du cerveau dédiés à la créativité et à la curiosité.

• Voir ce qui compte vraiment

Comme nous l’avions vu avec Dominique Loreau, alléger sa vie et retrouver l’essentiel implique de faire des choix. Choix que nous vivons comme des sacrifices. Or, les sacrifices ne devraient pas être mal vécus, ils devraient faire partie d’une stratégie assumée et réfléchie pour alléger son quotidien. L’astuce de Greg McKeown est de formuler correctement notre but. Au lieu de se demander à quoi nous devrions renoncer, nous devrions nous concentrer sur ce à quoi nous avons envie de nous consacrer. Quels sont les objectifs que nous souhaitons atteindre ? Ceux-là devant être clairs et précis.

Les visions telles que « Nous voulons changer le monde », « Notre objectif est d’atteindre l’excellence en termes d’innovations et de travail d’équipe » ne veulent rien dire.

Un objectif essentialiste est une grande intention qui éclairera toutes les décisions suivantes. A l’image de Martha Lane Foxe, chargée de mission par le Premier Ministre Britannique pour numériser l’Angleterre qui avait défini comme objectif : « Que tous les habitants du Royaume-Uni soient connectés d’ici à 2012. » C’est clair, net, mesurable et inspirant.

• Sélectionner

Une fois son objectif essentiel défini, la prochaine étape est ne pas se laisser encombrer par les sollicitations extérieures qui pourraient nous rajouter du superflu. Il est douloureux d’éliminer certaines options ou activités qui sont peut-être très intéressantes, mais non essentiel, et c’est pourquoi il est important d’oser dire non. La technique pour faire de bons choix est aussi simple q’infaillible : si l’idée nous séduit totalement, c’est oui, sinon, c’est non.

À bas les “oui” timides : si ce n’est pas un “oui génial !”, alors c’est “non”.

• Balayer les obstacles pour mieux avancer en mettant en place une routine

Aussi, une fois que le superflu a été éliminé, comment éviter de retomber dans les travers de l’encombrement et de l’accumulation des tâches ? En identifiant les obstacles qui peuvent être de nature matérielle ou humaine. Comme un manque d’informations, de support, ou une tendance à être perfectionniste ou à vouloir tout faire.

Tout comme les objectifs, les obstacles ont également une hiérarchie. Identifiez-les et commencez en douceur.

Enfin pour éviter de retomber dans le non-essentialisme, la dernière étape consiste à mettre en place une routine afin de réaliser l’essentiel sans même y penser. Cela demande du temps, mais une fois la routine et nos bons réflexes acquis, le moindre effort sera beaucoup plus productif. Une méthode que nous avions précédemment vu avec Paul Loomans, moine bouddhiste et père de famille qui nous avait présenté sa méthode d’organisation pour vivre une vie plus zen.

Pour l’essentialiste, mener sa vie dans l’accumulation des activités et la précipitation est le plus sûr moyen de passer à côté de son objectif. Nous devons reprendre le temps de penser avant d’agir, et c’est au cœur de la doctrine du leadership essentialiste.

Comment diriger en essentialiste ?

Voici les principes du leadership essentialiste :

• Être extrêmement sélectif à l’embauche

Effectivement, embaucher la mauvaise personne peut s’avérer plus coûteux à l’entreprise qu’un employé manquant. L’essentialiste prend son temps et se montre très sélectif dans son recrutement, car il sait qu’avoir un bon collaborateur est essentiel pour le bon fonctionnement d’une entreprise.

• Débattre jusqu’à établir une intention essentielle et parfaitement claire

Sans un objectif clair, on retombe dans les travers des accumulations et du manque de temps.

• Communiquer la bonne information, à la bonne personne et au bon moment

Une communication efficace est le gage d’une efficacité optimale.

• Parier sur la responsabilisation extrême

D’où la nécessité d’être très sélectif à l’embauche, et de donner tous les outils aux collaborateurs pour qu’ils puissent atteindre les objectifs attendus. En responsabilisant son équipe, on s’octroie du temps pour penser à l’essentiel.

• Établir un bon suivi pour s’assurer de la bonne progression du projet

En faisant régulièrement le point avec les collaborateurs de façon sereine, on les aide à soulever les obstacles qu’ils rencontrent et  à atteindre leur but.

Un leadership essentialiste est donc souple, flexible et repose sur la confiance en ses équipes. Ce qui n’est pas sans nous rappeler un autre leadership, celui du dirigeant créatif.

Source : Greg McKeown, L’Essentialisme, Editions Contre-Dires, 2018